ChatGPTで文書作成の時間を短縮できる「プロンプト」3選

Lifehacker 2024年5月22日掲載の記事より転載

議事録や報告書、企画書からメールまで、日常の業務の文書作成では、様式や構成、書く順番があらかじめ決まっている場合が多いですよね。

前提条件が決まっている文章の作成は、ChatGPTの得意分野です。この記事では、ChatGPTの最も汎用性の高い使い方である、文章作成の例をご紹介したいと思います。

テンプレートを作れるプロンプト3選

ビジネス文書のテンプレートはGoogle検索で探すのは、ちょっと面倒。

ChatGPTなら、プロンプトを入力すればすぐにテキストが出てくるので地味なストレスが軽減されます。

まずは、細かい条件を言わなくても、一言入れるだけでそれなりの回答を得られるプロンプトをお伝えします。以下のような場面で活用できるでしょう。

（１）メールでの依頼文を生成してもらう

（２）研修やセミナーの参加者へのアンケート項目を考えてもらう

（３）プレスリリースのテンプレ作成

では、回答の様子を確認していきましょう。

プロンプト1：アポイントメール作成

会議の日程やアポイントの調整を依頼するメールの文面を考えてください。

冒頭の文章は少し違和感がありますが、7割くらいは完成されている印象です。たたき台があるだけで、一から文字を打つよりも負担感は減るでしょう。

プロンプト2：アンケート作成

社内研修の終了後、参加者に回答してもらうアンケートの質問項目を10個作ってください。ただし、1〜9は5段階の選択式で回答できる質問を設定し、最後は自由記述で回答できるようにしてください。

プロンプト通りのアンケートが生成されました。（５.６番は省略）違和感のある表現を修正したり必要のない設問をカットしたりすればそのまま活用できそうです。

プロンプト3：プレスリリース作成

新製品を発表するプレスリリースのテンプレートを出してください 。

出力された構成に沿って記入していけば、形にはなりそうです。

ちなみに、プロンプトで「プレスリリースを作ってください」と指示すると、いきなり文章を生成せずに、より具体的な指示を求めてきます。

言葉を少し変えるだけで生成される回答が変わってしまうのが、生成AIのおもしろいところでもあり難しいところでもあります。

前提条件を提示すると洗練される

先ほど紹介したプロンプトに具体的な情報を加えると、よりユーザーの目的に沿った具体的な文章を作成することが可能になります。たとえば、以下のように細かく指示することも可能です。

目的: 新製品の発表

企業名: ライフハッカー・ジャパン

製品名: SmartTravel App発表内容: ライフハッカー・ジャパンの知見を集めたスマート旅行アプリの特徴と利点

発売日: 2024年6月15日

主要機能: （省略、前述した特徴1-6をそのままコピぺ）

ターゲットオーディエンス: テクノロジー愛好者、旅行者や出張が多いビジネスマン（ここまで入力

そのまま送ると失礼な場合もある。完璧ではないことを理解する

本記事の冒頭で紹介した3つのプロンプトでも、前提条件を追加したり、出力した回答にさらに指示を出していけば、より完成度を高めることができます。

ただし、個人情報や守秘義務のある内容を入力しないように気をつけましょう。

また、AIで作成した文章をそのまま相手に送ったり使ったりすると、場合によっては信頼を失う可能性があります。

たとえば、お礼や謝罪の文章を個人に送る場合、その文章がAIによるテンプレートであることが伝わってしまったら信頼関係は地に落ちてしまうかもしれません。

ChatGPTは大量の文章を素早く生成してくれますが、作った文章の責任はユーザーにあります。完成した文章を読む人の受け取り方も考慮しながら、あくまで文章を作成する「過程」で活用してみてください。

Photo: 重田信